Über den Hauptmenüpunkt Verwaltung – Setup – Ressourcen – Zimmer und Zimmertypen können die angebotenen Unterkunftskategorien (Zimmertypen) und die vorhandenen Zimmer angelegt und bearbeitet werden.
Ein Zimmertyp fasst Zimmer mit derselben Kapazität und/oder Ausstattung zusammen. Die Preise für Übernachtungen werden anhand des Zimmertyps festgelegt.
In unserem Beispiel gibt es neben den vier Zimmertypen DZ, EZ, ML und MZ auch noch den speziellen Typ EXTERN. Dieser Zimmertyp kann verwendet werden, wenn die Übernachtung außerhalb stattfindet und SeminarDesk dementsprechend keinen Unterkunftspreis berechnen soll. Auf Wunsch kann in diesem Fall aber trotzdem eine sog. Gästepauschale bspw. für die Nutzung der sanitären Einrichtungen oder Gemeinschaftsräume gebucht werden.
Die „Externe Beschreibung“ des Zimmertyps wird auf der Buchungsseite angezeigt, hier können also auf Wunsch weitere Informationen für den Gast hinterlegt werden.
Im Abschnitt „Zimmer“ werden die verfügbaren Zimmer mit ihren Eigenschaften aufgelistet.
Durch Klick auf „Hinzufügen“ kann eine neues Zimmer angelegt werden.
Jedes Zimmer muss genau einem Zimmertypen zugewiesen werden. Dies bedeutet, dass ein Zimmer nicht gleichzeitig bspw. als Einzel- und als Doppelzimmer angelegt werden kann.
Wird ein Zimmer in so einer „Doppelfunktion“ genutzt, so sollte es mit dem „allgemeineren“ Typ – in unserem Beispiel also Doppelzimmer – angelegt werden. Soll ein Zimmer dann als Einzelzimmer genutzt werden, so kann in der jeweiligen Zimmerbelegung die Option „Einzelnutzung“ aktiviert werden.
Hinweis: Unabhängig vom tatsächlich gebuchten Zimmertyp kann in einer Buchung grundsätzlich auch ein Zimmer eines anderen Typs zugewiesen werden. Der Preis wird stets auf Basis des gebuchten Zimmertyps ermittelt, nicht anhand des zugewiesenen Zimmers. Soll ein anderer als der ursprünglich gebuchte Zimmertyp berechnet werden, so geht das über die Bearbeitung der Buchungszeile.